از سیستم مدیریت فرآیندها نه تنها در سیستمهای سازمانی بلکه می توان در سطح مشتریان و فروشندگان هم استفاده کرد.
پس در این شرایط شاید بهتر باشد که سیستم مدیریت فرآیندها از طریق وب سایت یا پرتال قابل دسترس باشد. یعنی ما از طریق سیستم مدیریت محتوای (CMS) خود بتوانیم به سیستم BPM خود دسترسی داشته باشیم.
معمولا سیستم های BPM از طریق یک پرتال به مشتری نمایش داده می شود که این موضوع برای استفاده راحتتر از BPM است.
سیستم مدیریت محتوا دارای محتوای ساختار یافته می باشد. فرآیندهای کسب و کار به راحتی به محتوا متصل میشوند. برای مثال liferay یک موتور گردش کار درون خود دارد. با استفاده از وب سرویس REST هم می توان این تعامل را ایجاد کرد. وقتی که کاربر صفحه مربوط به خود را باز می کند می توان با یک وب سرویس وظایف مربوط به کاربر را از سیستم BPM واکشی کرد و از طریق فرم هایی که به وب سرویس متصلند اطلاعات را به سمت سرور BPM ارسال کرد. فرمهای BPM تنها زمانی شروع به کار می کنند که یک طرح اولیه باز شود.
