پراکندگی اطلاعات یکی از مشکلات همیشگی سازمان‌ها و تأسیس آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات از دغدغه اصلی آن‌ها است. نرم افزار مدیریت اسناد به شما این امکان را می‌دهد تا اسناد، اطلاعات، فایلها و مدارک مختلف را با حفظ محدوده‌های امنیتی ذخیره نمایید. همچنین با تعریف فیلدهای پویا امکان گزارشگیری و جستجو گسترده ای را به شما می دهد. سند هرگونه رسید،قبض،سند مالی و یا اسناد مهندسی که برای سازمان ارزش و اهمیت فراوان دارد می تواند باشد.

امکانات

• امکان ثبت پوشه ها و اعطای دسترسی به آنها.
• امکان ثبت اسناد و مدارک و یا هرگونه فایل.
• امکان قرار دادن اسناد و مدارک در پوشه های تعریف شده.
• نمایش درختی پوشه ها و تعریف پوشه های تو در تو.
• دسترسی به اطلاعات در هر نقطه و هر زمان.
• امکان همکاری چند کاربر برای تکمیل یک سند.
• ذخیره و نگهداری متمرکز اطلاعات متنوع تولیدشده.
• امکان مدیریت و ویرایش فایلها.
• امکان تعریف پوشه های شخصی.
• امکان تعریف سندها و فایلهای شخصی.
• تقویم شمسی و گزارشات کلی در داشبورد.
• امکان تعریف کاربران.
• امکان گزارش سازی و گزارشگیری.
• امکان جستجو فایل و محتوای فایل.

DMS چیست؟

DMS مخفف کلمه Document management system به معنی نرم افزار مدیریت اسناد می باشد. این سیستم هرگونه داکیومنت یا عکس یا… که برای سازمان ارزش و اهمیت دارد در خو ذخیره می کند و در مواقع نیاز با کمک جستجوگر های قدرتمند در این سیستم آن را مجددا مورد استفاده قرار می دهد. نرم افزار مدیریت اسناد امکان طبقه بندی و بایگانی را طبق ساختار تعریف شده فراهم می کند.

سیستم کنترل مستندات مهندسی (EDMS)

حجم کار بخش مهندسی در پروژه های Engineering یا پروژه های EPC، استفاده از ابزارهای تخصصی مدیریت مدارک مهندسی را به امری بسیار رایج تبدیل نموده است، وجود این سیستم و تعامل آن با سایر قسمت های پروژه مزیت انکارناپذیری را ایجاد نموده است. حال به منظور کنترل مستندات مهندسی به صورت سیستمی که از تعریف MDR گرفته تا گردش مدارک بین بخش های تخصصی، تهیه Transmittal و ارسال برای کارفرما از این سیستم استفاده می شود. همچنین سیستم می تواند انواع خروجی های مورد نیاز را در قالب گزارش های متنوع و تحت وب تولید نماید.